MAKALAH
MENYUSUN PERJALANAN DINAS
NAMA KELOMPOK : 1. NINA F
2. LULUK
3. DIAN
P
TAHUN PELAJARAN 2015/2016
MENYUSUN
PERJALANAN DINAS PIMPINAN
(TRAVEL ARRANGEMENTS)
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur
perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak
ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari dokumen yang
dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan
jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung dan menunjang
keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar kota maupun diluar
negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang selama ia berada dikantor.
Sekretaris yang memiliki sikap profesional tentu menyadari bahwa tugas dan
tanggung jawabnya harus dilaksanakan secara cermat, teliti dan rapi (detail
minded). Ia tidak boleh bermalas-malasan atau bersantai ria, karena ia
justru mendapat tambahan tanggung jawab.
Tugas sekretaris
selama pimpinan tidak ada ditempat antara lain:
Ø Membuat ringkasan dari semua surat-surat penting yang masuk
Ø Membuat laporan-laporan hal-hal yang perlu diketahui pimpinan selama beliau
tidak berada ditempat
Ø Mengerjakan hal-hal yang berada dalam wewenang sekretaris
Ø Bahkan tidak mustahil sesuatu masalah yang memang sangat dibutuhkan oleh
pimpinan.
Di dalam pengaturan perjalanan perlu diketahui
prosedur pembuatan peraturan perjalanan meliputi:
1.
Mengenal kebijaksanaan perusahaan
2. Mempersiapkan semua informasi dan data yang berhubungan dengan suatu
perjalanan
3. Menentukan tempat yang akan dikunjungi
dan tanggal dari masing-masing tempat yang akan dikunjungi tersebut
4. Menentukan alat transportasi lengkap dengan segala informasinya
5. Menentukan akomodasi lengkap dengan
semua informasinya
6. Mengurus tiket untuk perjalanan
7. Membuat jadwal perjalanan dengan orang-orang yang akan dikunjungi
8. Mengumpulkan material-material yang akan dibawa serta menentukan cara
pengirimannya atau menunjuk orang yang membawa material tersebut
9. Mempersiapkan daftar acara perjalanan
10. Menangani warkat-warkat dan keuangan yang berhubungan dengan perjalanan
11. Melakukan surat menyurat atau melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan
sampai pimpinan kembali
12. Memberikan informasi kepada pimpinan tentang kejadian yang terbaru dari
perusahaan selama pimpinan absen
13. Menangani komunikasi sehari-hari dan mengirimkan semua surat menyurat bila
pimpinan menghendaki
14. Menyusun segala aktivitas hasil perjalanan.
A. Kebijakan Travelling
1.
In house Travelling Departemen
Perusahaan.
Perusahaan yang mempunyai bagian khusus atau departemen yang khusus yang
mengatur perjalanan dinas pimpinan. Bertanggung jawab atas persiapan
dokumen perjalanan, tiket dan resevarsi hotel. Jadi apabila departemen
tersebut bekerjasama dengan travel agent atau biro perjalanan, maka berhubungan
dengan pihak travel agent adalah bagian atau departemen perjalanan itu.
2.
Biro Perjalanan (Travel Agent)
Kebanyakan perusahaan pada saat ini
lebih menyukai memakai jasa biro perjalanan, karena lebih praktis. Untuk
itu sekretaris perlu memilih Negara Indonesia untuk berkunjung dalam jangka
waktu tertentu tanpa Visa. Contoh: Singapore, Thailand, Malaysia
3. Transportasi
Sekretaris perlu mengetahui jenis transportasi yang diinginkan pimpinan
apakah transportasi darat, laut, atau udara. Biasanya untuk perjalanan
dekat pimpinan akan lebih suka memakai transportasi darat, mobil atau kereta
api. Sedangkan untuk perjalanan ke luar negeri pimpinan akan lebih
menyukai transportasi udara.
a.
Kereta Api
Dapat menjadi salah satu alternatif pilihan untuk perjalanan jarak pendek,
atau karena waktu dipakai untuk menuju bandara lebih lama, atau cuaca yang
buruk sehingga berbahaya memakai transportasi udara.
b.
Bus
Biasanya dipakai untuk mencapai tempat-tempat yang tidak dilayani kereta
api atau pesawat udara.
c.
Mobil (taksi)
Sekretaris harus mengetahui airlines yang mana disukai pimpinan, kemudian
sekretaris juga harus mengetahui jenis pelayanan airlines yang diinginkan
pimpinan, apakah kelas ekonomi (paling murah), kelas bisnis atau kelas utama.
Selain itu, masih ada persiapan hal
lain, yang harus diketahui sekretaris:
· Perubahan pemesanan
Sekretaris harus menghubungi pihak airlines apabila ada sebagian atau
keseluruhan rencana perjalanan mengalami perubahan.
· Open Return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan yang belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan) maka pimpinan harus
melakukan konfirmasi (penegasan) melalui telepon, sedangkan tiketnya dapat
diurus dibandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang
bersangkutan tidak mempunyai tempat, ada kemungkinan tiket akan diberikan
(diover) kepada airlines yang lain.
· Shuttle fight, adalah penerbangan pulang pergi dalam satu negara,
penerbangan jenis ini biasanya dilakukan setiap jam sekali. Penumpang
tidak harus membuat reservasi, tiket dapat dibeli di airport, baik dengan uang
tunai maupun dengan kartu kredit.
· Recomfirmation, proses penegasan kembali kapan pimpinan, akan berangkat
kepada airlines yang bersangkutan.
· Pembayaran untuk tiket
Bila pemesan tiket dilakukan
melalui jasa biro perjalanan, maka didalam biaya tiket sudah termasuk seluruh
biaya, termasuk fee untuk biro tersebut. Akan tetapi bila sekretaris
mengurus sendiri maka dapat pergi ke loket airlines yang bersangkutan.
· Redeeming ticket
Membatalkan tiket
pesawat yang sudah dibeli, dengan mendapatkan kembali uang setelah dipotong
biaya administrasi.
4. Akomodasi
Pada umumnya perjalanan dinas pimpinan memerlukan reservasi hotel atau
motel. Untuk itu sekretaris perlu mengetahui hotel atau motel seperti apa
yang diinginkan pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang
letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan akan diadakan, dan tentu saja
harus daerah yang aman dan nyaman. Namun tidak tertutup kemungkinan
pimpinan lebih memilih hotel yang sudah baisa ditempatinya walaupun agak jauh
dari lokasi acara.
a. Terminologi
Hotel
·
Resident Hotel
·
Transit hotel atau Comercial Hotel
·
Resort hotel
·
European ermuda Plan (BP)
atau B&B System
·
Modified American Plan (M.A.P)
·
American Plan (AP)
b. Klasifikasi Kamar Hotel
Kamar
hotel diklasifikasikan sesuai dengan fasilitas yang tersedia di dalam kamar
itu.
Urutan
dari yang paling murah sampai yang paling mahal adalah:
·
Economy class
· Standar room
· De luxe room
· Super De Luxe suite
· President Suite (lengkap dengan
conference room, bar, kitchen dan segala perlengkapannya.)
Sedangkan untuk jenis kamar hotel
ada bermacam-macam juga, yaitu:
1. Single room
Satu
kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur
2. Double room
Satu
kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur ukuran dua orang
3. Twin room
Satu
kamar yang dilengkapi dengan dua buah single beds
4. Family room
Dua
atau tiga kamar yang saling berhubungan, baik dengan kamar mandi
sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk ketiga kamar tersebut.
5. Triple room
Kamar
yang dilengkapi dengan satu double beds atau satu single beds atau dapat pula
dengan tiga single beds
6. Solo Used
Satu
kamar double room atau twin rom yang digunakan untuk satu orang
7. Extra Used
Satu
tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar
8. Baby Cot
Tempat
tidur mungil yang khusus disediakan untuk bayi, jika ada tamu yang membawa bayi
yang menginap dihotel itu
5.
Customs Regelations
Sekretaris perlu mencari informasi tentang pengaturan kepabean (custom
regulation) dari negara akan dikunjungi oleh pimpinan. Ada negara yang melarang
pengunjung membawa barang-barang tertentu seperti makanan, rokok dan lain-lain.
6.
Baggate (Bagasi)
Para penumpang pesawat terbang diperkenankan untuk membawa barang bawaannya
kekabin pesawat asalkan tidak melebihi ukuran dan berat yang ditentukan oleh
airlines yang berangkutan. Contoh: sebuah koper kecil, tas kecil, tas tangan,
laptop, camera, overcoat. Namun, apabila barang yang ingin dibawa kekabin itu
terlalu besar ataupun terlalu berat, maka barang tersebut harus dimasukkan
kebagasi pesawat terbang, ketentuan umum batas berat (baggage) yang tidak
dikenai biaya adalah:
·
Economy class : 20 Kg
·
Bussiness clas : 30 Kg
·
First
class ; 40 Kg
Apabila
baggage melebihi ketentuan akan dikenakan biaya sesuai kebijakan
masing-masing perusahaan penerbangan.
7.
Trip Funds (Currency)
Sarankan pimpinan untuk membawa mata uang negara yang akan dikunjungi, untuk
keperluan mendesak seperti untuk taksi dan sebagainya. Ada baiknya juga membawa
US Dolar, karena luas penggunaannya, artinya mudah ditukar bila diperlukan. Jangan
lupa membawa mata uang rupiah untuk pembayaran fiskal dan airport tax.
Selain itu sekretaris dapat membantu pimpinan mendapatkan traveller’s cheque, yang
mana pimpinan harus menguangkan sendiri diluar negeri. Treveller’s cheque
dibeli bank dengan nominal US $ 10,20,50,100, dan ditanda tangani pada saat
pembelian. Cara lain, adalah pimpinan membawa L/C. Apabila pimpinan ingin mendapat uang muka untuk biaya
perjalanan dinasnya maka sekretaris
B. MENYUSUN JADWAL PERJALANAN
DAN ACARA PIMPINAN
Dalam
menyusun jadwal dan acara kegiatan pimpinan, sekretaris harus mengatur supaya
pimpinan merasa nyaman dalam perjalanannya: Untuk itu sekretaris jangan
membuat jadwal yang terlalu ketat, juga diatur agar tempat yang satu ketempat
yang lain tidak berjauhan. Untuk dapat menyusun daftar perjalanan
pimpinan, sekretaris memerlukan timetable (daftar waktu perjalanan) dari setiap
alat transportasi, apakah pesawat terbang, kapal laut maupun kereta api.
Timetable:
Adalah
buku yang berisikan rute-rute perjalanan waktu keberangkatan (departure) dan
waktu tiba ditempat tujuan (arrival), jenis pesawat terbang atau kapal. Dalam
timetable sebuah airlines
memuat:
1. Daftar nama kota-kota keberangkatan
dan kota-kota tujuan
2. Daftar hari keberangkatan dan tiba
pesawat
3. Jenis dan nomor penerbangan
Sekretaris
sebaiknya memiliki buku timetable, sehingga dapat merencanakan airlines yang
mana pada hari dan jam berapa, dan sebagaimananya buku timetable dibuat dan
diterbitkan oleh masing-masing perusahaan transportasi dan biasanya berlaku
untuk jangka waktu tertentu 3 bulan, 6 bulan, 1 tahun. Untuk itu sekretaris
perlu memperbaharui dari waktu kewaktu
1. Membaca
Timetable
Sekretaris harus mampu, membaca timetable, agar dapat
memilih jadwal yang terbaik untuk pimpinannya. Perhatikan table dibawah ini
Validity
Day Dep/arr
Flight No. Of
sops or
arr/Dep
Aircraft
Number
From JAKARTA Soekarno Hatta CGK –
T2D @ GMT + 7
To CHICAGO GMT – 6
5
Nov
1234567
1225/0539+1 SQ 155/SQ
30
Singapore
1500/720
772/743
UA126 Los Angeles
1825/2350 319
28 Oct-4
Nov
13567
1225/0539+1 SQ 155/SQ
20 Singapore
1500/720
772/743
UA126 Los
Angeles
1825/2350
31913567
13 Dec-6
Jan
1225/0539+1 SQ155/SQ 20
Singapore
1500/720
772/744
UA126 Los
Angeles
1825/2331 319
|
Tabel
di atas ini adalah timetable Singapore Airlines dari Jakarta menuju Chicago.
Pelajari singkatan-singkatan dalam timetable di atas yang memiliki makna:
1.
CGK – T2D artinya (Cengkareng
Terminal II-D).
2.
@ berarti Agent’s lounge (in
restricted Area).
3.
Jakarta GMT + 7, berarti waktu
Jakarta adalah 7 (tujuh) jam lebih awal dari GMT.
4.
Chicago GMT – 6 berarti waktu
Chicago adalah 6 jam lebih lambat dari GMT (Greenwich Mean Time).
5.
Transit di Los Angeles tiba di Los
Angels 18.25 , berangkat lagi pukul 23.50 (1825/2350), dengan menggunakan
pesawat United Airlines nomor penerbangan UA – 126.
6.
Jenis pesawat yang dipakai adalah
Airbus A 319.
Jadi
dari timetable dapat diketahui bahwa Singapore Airlines tidak sampai ke Chicago
tetapi hanya sampai ke Los Angeles, kemudian Singapore Airlines bekerjasama
dengan United Airlines untuk mengangkut penumpang dari Los Angeles ke Chicago
dengan nomor penerbangan UA – 126.
Tentang
arti dari singkatan nama-nama Airlines seperti BA artinya British Airlines, SQ
aritinya Singapore Airlines, CX artinya Chatay Pacific Airlines dan itu semua
dapat diketahui dari buku timeable.
2. Cara
Menyusun Jadwal dan Acara Kegiatan Pimpinan (ITINERARY)
Sekretaris
dapat membantu pimpinan menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada
timetable dari Airlines.
Contoh:
Mr.
Bond merencanakan untuk menghadiri pertemuan para peneliti profesional di
Sydney pada hari Selasa sampai dengan Kamis, tanggal 13 sampai dengan 15
Januari 2012. Akan tetapi sebelum itu beliau mempunyai janji temu dengan Mr.
Lee Cheng Lung di Singapore pada hari Senin, 12 Januari, jam 10.00 sampai
14.00. Setelah kembali dari Sydney Mr. Bond mempunyai janji temu dengan
Mr. Chang di Hongkong pada hari Sabtu tanggal 17 Januari 2012 pagi jam 09.00 –
10.30. Hari Sabtu malam tanggal 17 Januari 2012 beliau tiba di Jakarta.
Langkah-langkah
yang perlu dilakukan sekretaris:
a. Mengetahui dulu rencana perjalanan
pimpinan, termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung
berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.
b. Mempelajari TimeTable.
Dari
timetable disusunlah sebuah tabel sebagai berikut:
DAY
|
Dep/Arr
|
Flight No
|
Aircraft
|
|
1
|
Jakarta - Singapore dengan
penerbangan Singapore Airlines
|
|||
1234567
|
1700/1935
|
SQ 159
|
744
|
|
2
|
Singapore – Sydney dengan
penerbangan Singapore Airlines
|
|||
1234567
|
2040/0705 + 1
|
SQ 221
|
744
|
|
3
|
Sydney – Hongkong dengan
penerbangan Singapore Airlines
|
|||
1234567
|
0845/2040
|
SQ 220/SQ 2
|
744/744
|
|
4
|
Hongkong – Jakarta dengan penerbangan
Singapore Airlines
|
|||
12345676
|
1330/1835
|
SQ 859/SQ 164
|
744/772
|
Dalam
kasus Mr. Bond ini rencana perjalanannya dapat dipenuhi oleh jadwal dari satu
Airlines yaitu Singpore Airlines. Namun apabila jadwal yang diinginkan tidak
ada pada airlines yang satu maka akan menggunakan lebih dari satu airlines dan
sekretaris perlu mempelajari jadwal dari beberapa airlines.
C. MENYUSUN ITINERARY (ACARA
KEGIATAN MR. BOND)
1.
|
Hari Minggu, 11 Januari 2012
(berangkat dari Jakarta menuju Singapore)
|
a. Pukul
15.00 tiba di bandara International soekarno Hatta, check in di Singapore
Airlines Counter
|
|
b. Pukul
17.00 pesawat take off menuju Singapore dengan Singapore
Airlines Flight Number SQ 159, Boeing 747-400, Non stop
|
|
c. Pukul
19.53 tiba di Changi International Airport, Singapore, Istirahat di hotel
Refles.
|
|
2.
|
Hari Senin, 12 Januari 2012
|
a. Pukul
10.00 – 14.00 bertemu dengan Mr Lee Chen Lung sekaligus dengan makan siang.
|
|
b. Pukul
18.00 tiba di Changi International Airport, check in di Singapore Airlines
Counter.
|
|
c. Pukul
20.40 take off menuju Sydney dengan Singapore Airlines, flight
Number SQ221, Boeing 747-400, Non stop.
|
|
3.
|
|
a. Pukul
17.05 tiba di Sydney International Airport, dijemput oleh Mr. Hurley, diantar
ke Hilton Hotel, Sydney dan beristirahat.
|
|
b. Pukul
11.00 menghadiri pertemuan “Peneliti Profesional Asia-Australia di Hilton
Hotel
|
|
4.
|
Hari Selasa-Kamis, 13-15 Januari
2012 (Sydney) Itinerary selama pertemuan professional diatur
oleh panitia pelaksana dan akan dibagikan pada saat pertemuan.
|
5.
|
Hari Jum’at, 15 Januari 2012
|
a. Pukul
06.00 tiba di Bandara Sydney International Airport, check in di Singapore
International Counter.
|
|
b. Pukul
08.45 pesawat take off menuju Hongkong dengan Singapore
Airlines, Flight Number SQ220, Boeing 7470400, Transit di Singapore.
|
|
c. Sampai
di Singapore pukul 13.35 dan berangkat lagi pukul 17.00 menuju Hongkong,
Flight No. SQ2
|
|
d. Pukul
20.40 tiba di Hongkong International Airport, ke Sheraton Hotel dengan taksi,
istirahat.
|
|
6.
|
Hari Sabtu, 17 Januari 2012
|
a. Pukul
09.00 – 10.30 bertemu dengan Mr. Chang.
|
|
b. Pukul
11.30 tiba di Hongkong International Airport, check in di Singapore
Airlines Counter.
|
|
c. Pukul
13.30 take off menuju Jakarta dengan Singapore Airlines, Flight Number
SQ859 atau SQ 164, transit di Singapore.
|
|
d. Sampai
di Singapore pukul 17.15 dan berangkat lagi menuju Jakarta pada pukul 18.00
dengan nomor penerbangan SQ164, Boeing 777-200.
|
|
e. Pukul
18.35 tiba di Bandara International Soekarno – Hatta.
|
D.
DOKUMEN PERJALANAN (TRAVEL DOCUMENTS)
Sekretaris perlu mempersiapkan dan
memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan pimpinan yang akan pergi
ke luar negeri. Ada bermacam-macam dokumen yang perlu dibawa jika mengunjungi
Negara Asing, yaitu:
1. Paspor
(Passport)
Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku
sebagai tanda pengenal atau tanda sah diri pemegangnya. Setiap orang yang
berkunjung ke suatu negara diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat
diketahui siapa dirinya, warga negaranya, usianya dan sebagainya. Paspor
berisi data:
a. Nomor paspor
b. Nama pemegang paspor
c. Jenis kelamin
d. Kewarganegaraannya
e. Tempat dan tanggal lahir
f. Tanggal dikeluarkannya paspor
g. Tanggal habis berlakunya paspor
h. Kantor yang mengeluarkan paspor
i. Foto
pemegang paspor.
Macam-macam paspor:
a. Paspor biasa (Normal
Passport).
Paspor dengan sampul berwarna hijau, lazim disebut paspor
hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum, paspor biasa ini dapat diperoleh di
kantor imigrasi setempat. Masa berlakunya adalah 5 tahun, ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan Inggris.
Cara mendapatkannya:
o
Mengajukan permohonan, mengisi
formulir-formulir, menyerahkan foto copy KTP, Kartu Keluarga, dan dokumen lain
yang mungkin diminta. Paspor untuk anak-anak dibawah umur biasanya dijadikan
satu dengan paspor salah satu orang tuanya (ibu atau ayah). Jadi di dalam paspor
ayah atau ibunya ada lembar khusus yang mencantumkan foto dan data
anaknya. Boleh dicantumkan lebih dari satu anak.
o
Setelah anak dewasa, mereka dapat
meminta paspor sendiri. Waktu untuk mengurus paspor sekitar 3
(tiga) hari atau sampai 2 (dua) minggu. Pemegang paspor harus hadir di
kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan
b. Paspor
Dinas
Paspor dengan sampul berwarna biru, sehingga sering disebut
sebagai paspor biru, yaitu paspor dinas untuk pejabat pemerintah dalam rangka
perjalanan ke luar negeri, paspor ini dapat diperoleh di Departemen Luar Negeri
dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlakunya paspor jenis ini tergantung
dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih. Ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan Inggris.
c. Paspor
Diplomatik
Paspor dengan sampul berwarna hitam, sehingga sering disebut
sebagai paspor hitam yaitu paspor diplomatic untuk pejabat
diplomatic seperti Duta Besar atau pejabat pemerintah tertentu yang berhak
memperolehnya. Paspor jenis ini dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri.
Ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.
d. Paspor
Haji
Paspor dengan warna coklat, sehingga sering disebut sebagai
paspor coklat, yaitu paspor yang diperuntukkan bagi orang-orang yang akan pergi
menunaikan ibadah haji. Masa berlaku paspor jenis ini sesuai dengan
waktu/masa haji. Paspor ini diperoleh di Departemen Agama, ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan Bahasa Arab.
e. Paspor
khusus (special passport)
Lazim disebut United Nations Laissez Passer (UNPL),
adalah paspor khusus untuk pegawai/pejabat United Nations.
Ada 2 macam UNPL:
1. Berwarna
biru muda untuk staf United Nations.
2. Berwarna
merah untuk pejabat tinggi United Nations.
Keduanya
adalah paspor diplomat, yang berwarna merah mendapat perlakuan diplomatic yang
lebih khusus, sejajar dengan duta besar.
Selain
paspor, ada dokumen perjalanan (travel document) lain yang diakui
sebagai paspor:
a. Seaman
Book
Dipergunakan pada pelaut selama waktu melaut, dengan
dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran yang bersangkutan.
b. Certificate
of Indentity
Dipergunakan oleh para pengungsi atau stateless
persons. Hal yang harus diperhatikan adalah masa berlaku paspor.
Menurut ketentuan international, seseorang tak boleh melakukan perjalanan luar
negeri dengan menggunakan paspor yang masa berlakunya kurang dari 6 (enam)
bulan. Misalnya sebuah paspor masa berlakunya berakhir tanggal 15 Juli
2012, maka pemegang paspor tidak boleh berpergian ke luar negeri dengan memakai
paspor tersebut setelah tanggal 15 Februari 2012. Untuk itu sebelum pergi
ke luar negeri, harus diperhatikan masa berlakunya paspor untuk mencegah
hal-hal yang tidak diinginkan. Ada kalanya dicantumkan kata “resctrictions”
diikuti dengan nama suatu Negara tertentu, yang berarti pemegang paspor
dilarang berkunjung ke Negara yang disebutkan itu.
2. Exit
permit
Exit
permit adalah ijin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke
negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler
lainnya. Bentuk exit permit berupa cap atau stempel yang diterakan pada
lembaran paspor. Masa berlakunya exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, dan
apabila masa itu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi
untuk perjalanan lainnya.
3. Surat
Keterangan Fiskal
Surat keterangan fiskal adalah surat keterangan pembayaran
pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat
ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai
negeri.
4. Sertifikat
Kesehatan (Health Certificate)
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan imunisasi untuk
vaksinasi penyakit tertentu seperti Cholera, Yellow fecer, dan
sebagainya. Surat keterangan seperti ini dapat berubah tergantung
epidemik yang menyerang suatu daerah/Negara. Untuk itu sekretaris perlu
memeriksa apakah sudah ada sertifikat kesehatan apabila pimpinan akan
berkunjung ke Negara tertentu yang meminta sertifikat kesehatan yang diisyaratkan.
Sekretaris harus mencari informasi (bisa ditanya ke biro perjalanan)
Negara mana saja dan sertifikat kesehatan jenis apa yang dipersyaratkan
Negara yang bersangkutan.
5. Visa
Visa adalah ijin untuk masuk ke suatu Negara, berupa
keterangan yang ditulis di atas selembar formulir kemudian ditempel pada salah
satu halaman paspor. Keterangan yang dicantumkan ke dalam visa adalah
berapa lama seseorang diperkenankan tinggal di Negara yang akan dikunjunginya.
Masing-masing Negara mempunyai kebijakan (policy) yang
berbeda satu sama lain. Pada umumnya diberikan ijin tinggal 3 (tiga)
bulan. Apabila pengunjung tinggal di sebuah Negara melewati batas waktu
ijin tinggal disebut overstay, ia akan dikenakan sanksi oleh Negara yang
bersangkutan antara lain dapat dipaksa pulang. Keterangan yang
dicantumkan dalam Visa berbeda-beda, ada bisa yang hanya mencantumkan lama
ijin, tinggal, nomor paspor, dan single visit atau multiple visit. Ada
pula mencantumkan nomor pemegang paspor Single Visit berarti Visa hanya
berlaku untuk 1 (Satu) kali kunjungan. Multiple Visit artinya berlaku
untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu.
Visa dapat diperoleh di kedutaan atu perwakilan Negara yang
akan dikunjungi, setelah si pemohon diteliti seperlunya, terutama apakah
paspornya masih berlaku atau paspor itu tidak palsu atau apakah si pemohon
adalah orang yang dilarang memasuki suatu Negara tersebut.
Syarat-syarat
untuk mendapatkan Visa:
a. Memperhatikan paspor yang masih
berlaku.
b. Sudah mempunyai exit permit.
c. Sudah
mempunyai tiket untuk pulang pergi (round trip tickets) ke Negara yang akan
dikunjunginya.
d. Membawa uang
secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupa Bank
atau traveler checque atau dalam bentuk lain.
e. Dapat
memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari perusahaan serta surat
sponsor dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke
luar negeri.
f. Mengisi
Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan ditentukan oleh kedutaan
atau perwakilan Negara yang diminta.
g. Menyerahkan pas
poto sebanyak yang diminta.
Macam-macam
Visa:
a. Transit
Visa
Adalah visa yang
diberikan penumpang yang singgah (transit) pada suatu kota di suatu Negara
tertentu, biasanya hanya untuk 1 (satu) sampai 3 (tiga) hari, lalu melanjutkan
perjalanannya ke tempat yang menjadi tujuannya.
b. Tourist
Visa
Sering disebut
visa pariswisata, adalah visa yang diperuntukkan bagi orang-orang yang
mengadakan perjalanan untuk tujuan pariwisata. Di Indonesia Tourist visa
berlaku untuk satu atau dua bulan dan tidak dapat diperpanjang visanya dan
harus keluar dari Indonesia dan meminta lagi visanya ke Kedutaan Besar Republik
Indonesia di luar negeri, biasanya di Singapore.
c. Business
Visa
Adalah visa yang
diperuntukkan bagi para traveler yang akan mengadakan kunjungan bisnis atau
urusan dagang lainnya.
d. Official
Visa
Adalah visa yang
diberikan kepada pejabat resmi dari suatu Negara, yang diberikan secara
gratis sebagai tanda persahabatan antara kedua Negara sesuai kelaziman tata
cara dalam hubungan Internasional.
e. Dipomatic
Visa
Adalah visa yang
diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan dari suatu Negara yang patut
diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan dalam
pergaulan diplomatic internasional .
f. Imigran
Visa
Adalah visa yang
diperuntukkan mereka yang tergolong dalam kategori immigrant, yaitu orang-orang
yang mengadakan perjalanan Ke Negara yang bersangkutan dan berkeinginan menetap
di Negara yang bersangkutan.
Dalam
kerangka kerjasama Negara-negara ASEAN , warga Negara Indonesia akan
mengadakan kunjungan singkat kebeberapa Negara ASEAN, seperti Singapore,
Malaysia, Brunei Darussalam, Thailand, Philipines, tidak memerlukan Visa.
Beberapa
Negara Eropa yang tergabung dalam “schengen Countries” seperti: Netherland,
Belgium, Lusembourg, Germany, France, Italy, Spain, dan Portugal, membuat
kesepakatan , apabila traveler hendak berpergian ke Negara-negara tersebut dan
dapat dipakai untuk masuk ke Negara lain yang tergabung dalam Schegen
Agreement.
6. Tiket
Pesawat Terbang (Air Ticket)
Setelah menerima tiket pesawat terbang, sekretaris harus
memeriksa kembali apakah sesuai dengan
pesanan. Hal-hal yang harus
diperiksa:
a. Route
yang dilalui
b. Connecting
timenya diperiksa kembali, apabila akan transit di suatu Negara, biasanya
connecting time yang dibutuhkan antara waktu tiba dan pindah penerbangan adalah
sekitar 2 (dua) jam.
c. Kelas
penerbangan.
d. Status
penerbangan, apkah sudah confirmed (ok) atau masih dalam waiting list.
e. Seating
arrangement apakah:
· Window
aisle (passage way)
· Middle
Seat
· Front
row
f. Status
tiket, apakah:
· Full fares/endorsable
Bertarif paling mahal dapat mengganti jadwal penerbangan, juga tidak
dapat mengganti flight baik dari airlines yang lain.
· Non Endorsable
Bertarif lebih murah daripada endorsable, dapat mengganti
flight dari airlines lain.
· Restricted
Tiket jenis ini tak dapat mengganti jadwal penerbangan, juga
tidak dapat mengganti flight baik dari airlines yang sama maupun airlines yang
lain.
7. Voucher
Sebaiknya sebelum pimpinan
berangkat, sudah membeli voucher lebih murah dan nyaman. Dalam voucher
tercantum nama pemesan, nama hotel, jenis kamar, tanggal masuk dan tanggal
keluar dari hotel dan sebagainya. Sehingga sebagai tamu cukup menunjukkan
voucher saat datang di hotel, langsung mendapatkan kamar yang telah dipesan.
Sekretaris harus memeriksa secara teliti, nama pemesan, nama hotel, jenis
kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar. Apakah sesuai dengan
pesanan. Apabila terjadi kekeliruan harus segera diurus agar tidak
menimbulkan masalah setelah tiba di hotel.