TUGAS
MANAJEMEN DOKUMENTASI
LAPORAN KEARSIPAN
DI
KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI SUKOHARJO
Laporan
ini disusun untuk memenuhi
Tugas
Mata Kuliah Kearsipan semester 1
Program
Studi Administrasi Perkantoran Angkatan 2015 / 2016
1.
Dyah
Hastuti
2.
Eni
Wariyah
3.
Luluk
Indriani S.
4.
Retno
Tri Susanti
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI
IPMI KUSUMA BANGSA SURAKARTA 2015
KATA
PENGANTAR
Puji
Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan hasil observasi “Kantor Perpustakaan,
Arsip Dan Dokumentasi Sukoharjo”. Hasil observasi ini dibuat untuk memenuhi
tugas mata kuliah Kearsipan yang diampu oleh Ibu Dilla Octavianingrum.
Kami mengucapkan terimakasih pada
berbagai pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini baik bantuan
secara materiil maupun moril sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan
baik.
Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan
ini masih jauh dari sempurna. Sehingga penulis mengharapkan saran dan kritik
dari pembaca. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat
memberikan sumbangan yang lebih nyata terhadap peningkatan kemajuan pendidikan
di Indonesia
Penulis
PENDAHULUAN
A.LATAR BELAKANG
PENTINGNYA KEARSIPAN
Dewasa
ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis timbul
bayangan tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas
berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan
sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena
kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi apalagi
di dunia pendidikan, maka arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak
yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat.
Dengan
perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan
kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya. Dan pada suatu saat
kita akan membutuhkannya, kita akan dibuat kalang kabut. Untuk itu betapa
pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting.Teknologi
modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang besar sekali
manfaatnya terhadap kearsipan.
Keberadaan
arsip dalam suatu organisai, sering dikatakan sebagai salah satu indicator baik
buruknya manajemen organisasi. Tuntutan akan terwujudnya Good Government dan
Clean Government, yang berlandaskan prinsip-prinsip kepastian hukum,
keterbukaan, akuntabilitas dan profesionalisme, mensyaratkan adanya suatu
perubahan manajemen pemerintah.
Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor
atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah,
maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah
yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi
bagi suatu organisasi.
B.
RUMUSAN MASALAH
Pengarsipan dalam suatu instansi merupakan hal
yang paling diperhatikan tetapi pada kenyataannya banyak sekali instansi yang
kurang memperhatikan pengarsipan dokumen - dokumen tersebut sehingga ketika ada dokumen yang
diperlukan, mereka akan susah dalam mencari dokumen yang diperlukan tersebut.
Oleh
karena itu, dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta perlu memperhatikan berbagai hal yang
berkaitan dengan keadaan kantor tersebut. Hal-hal yang perlu dipahami dan
diperhatikan antara lain sebagai berikut :
1. Apakah
ada pegawai khusus kearsipan / arsiparis di instansi tersebut ?
2. Apakah
ada tempat penyimpanan arsip tersendiri ?
3. Bagaimana
kondisi ruangan penyimpanan arsip ?
4. Bagaimana
cara penyimpanan arsipnya ?
5. Apakah
peralatan kearsipan sudah layak ?
6. Kapan
penyusutan kearsipan dilakukan ?
7. Bagaimana
keamanan arsip-arsip tersebut ?
8. Bagaimana
perhatian terhadap kearsipan?
9. Seberapa
sering arsip-arsip ini dibutuhkan?
Apabila
setiap instansi perkantoran baik swasta maupun pemerintahan memperhatikan dengan baik tentang
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
pengarsipan, maka kegiatan kearsipan tersebut dapat berjalan lancar dan baik
sehingga para pegawai nya pun tidak akan merasa kesulitan dalam pencarian
dokumen yang dibutuhkan secara tepat, cepat dan benar.
C.
TUJUAN OBSERVASI
Observasi yang kami lakukan terhadap pengarsipan
di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sukoharjo mempunyai banyak tujuan
yang antara lain :
a. Mengetahui
keadaan kearsipan di Lingkungan pemerintahan
b. Menganalisa
pentingnya kearsipan
c. Mengetahui
bagaimana menyusun kearsipan yang baik
d. Mengetahui
berbagai permasalahan dalam kearsipan
e. Menambah
wawasan tentang bagaimana seharusnya kearsipan itu
f. Mengetahui
sistem kearsipan apa yang dipakai
g. Mengetahui
penyimpanan arsip yang benar
PEMBAHASAN
A.PENENTUAN
SAMPEL
Kantor
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sukoharjo terletak dibagian selatan. Kantor
ini berada ditempat yang sangat strategis sehingga dapat di akses dengan mudah.
Kami
memilih kantor perpustakaan, arsip dan dokumentasi ini karena kami melihat
kantor ini mempunyai banyak arsip mengenai masalah akta pembangunan dan lain
sebagainya. Sehingga kami tertarik untuk pengetahuan dan wawasan mengenai
kearsipan pada khususnya dan tentang keadaan kantor arsip umumnya. Sebelum kami
memaparkan hasil observasi kami terlebih dahulu kami uraikan tentang potensi
Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sukuharjo :
Potensi Wilayah :|
Instansi
|
:
|
Kantor
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
|
||||||||
|
Alamat
|
:
|
Jl. Slamet
Riyadi, No. 17 Sukoharjo 57513
|
||||||||
|
Kabupaten/Kota
|
:
|
Sukoharjo
|
||||||||
|
Nama
Pimpinan Instansi
|
:
|
F. Ninik
Ristiani, S.E., M.M
|
||||||||
|
E-mail
|
:
|
|||||||||
|
Website
|
:
|
|||||||||
|
Telepon/Fax
|
:
|
(0271)
593021 Fax. (0271) 593021
|
||||||||
B. HASIL
OBSERVASI
Kantor
ini adalah kantor terbesar di Daerah Sukoharjo, karena kantor tersebut menerima
arsip/ dokumen dari seluruh kantor diwilayah sukoharjo.
1. Keadaan
Pengurus Arsip
Untuk
mengurusi masalah arsip-arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi.
Ada petugas kearsiapan yakni Bpk. Sri Waluyo, A.md dan Ibu Sumini. Ada pula
petugas khusus dalam kearsipan yaitu Ibu Sumarah Murbano, S,sos serta Ibu Tutik
Wahyuningsih, A.md.
2. Tempat
Penyimpanan Arsip
Di Kantor Perpustakaan,
Arsip Dan Dokumentasi ini mempunyai tempat penyimpanan arsip tersendiri yaitu
Depo Arsip. Depo Arsip ini berada di Komplek Kantor Bupati dan di KPAD.
3. Kondisi
Kantor Pengarsipan
Kondisi ruang
penyimpanan arsip di kantor ini belum standar karena ruang masih banyak jendela
sehingga sinar matahari masih bisa menembus ruang sedangkan untuk AC sudah
tersedia namun belum berfungsi secara maksimal.
4. Cara
Penyimpanan Arsip
Penyimpanan Arsip pada
Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi ini adalah sebagai berikut :
a. Arsip
yang diterima dari seluruh kabupaten Sukoharjo dipilah/siseleksi
b. Kemudian
arsip dicatat pada kartu dishupsi
c. Lalu
arsip diberi sampul payung
d. Kemudian
dibuat daftar Arsip sesuai dengan permasalahan
e. Arsip
disusun sesuai dengan urutan daftar arsip
f. Terakhir,
arsip dimasukan pada box arsip dan diletakkan pada rak arsip.
5. Peralatan
atau perkakas penyimpanan arsip
Peralatan dikantor ini
sudah cukup layak sesuai dengan standar wilayah. Sedangkan untuk rak arsip
masih konvensional karena idealnya menggunakan roll-opaet.
6. Penyusutan
Kearsipan
Penyusutan kearsipan
dilakukan setiap tahun. Penyusutan arsip yang di lalukan kantor ini ada 2 yaitu
:
a. Memindahkan
arsip statis dari Unit pengolahan/ SKPD ke Unit Kearsipan/ Lembaga kearsipan.
b. Memusnahkan
arsip yang tidak mempunyai nilai guna.
7. Keamanan
kearsipan
Keamanan arsip dikantor
ini dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Keamanan
arsip dari bencana
-
Depo penyimpanan bebas
dari banjir / berada di lantai 2
-
Disediakannya alat
pemadam kebakaran
b. Keamanan
arsip dari kerusakan
-
Dilakukan komperisasi /
pemberian kapur barus
-
Fisisk arsip dibersihkan
secara berkala
8. Seberapa
sering arsip-arsip itu dibutuhkan
Rata-rata setiap bulan
ada 5 orang yang membutuhkan arsip khususnya arsip in aktif/ statis.
9. Perhatian
terhadap kearsipan
Perhatian terhadap
arsip sudah cukup bagus namun perlu ditingkatkan lagi.
10. Harapan
ke depan untuk pengarsipan dikantor ini
Harapan kedepan semoga
dibuatkan Depo arsip yang standar sehingga keamanan arsip terjamin, kemudian
SDM/ Petugas arsip ditambah sehingga dapat pengelola arsip secara maksimal,
peralatan kearsipan terutama rak arsip diganti dengan roll-opaet, pengolahan arsip
dibutuhkan aplikasi stumasi kearsipan karena selama ini masih konvensional.
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Pelaksanaan
rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan yang satu
sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan,
sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan
secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan
ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen
arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan
fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.
Mengenai
masalah kearsipan di Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi merupakan hal
yang penting dan diperhatikan. Dengan adanya arsiparis di kantor ini
menunjukkan bahwa masalah pengurusan arsip sudah ada petugasnya sendiri. Namun,
walaupun sudah rapi, penataan arsip masih kurang serta kinerja petugas arsiparis
berjalan dengan baik. Mengenai masalah perkakasnya juga masih kurang memadai.
B. SARAN
Sebaiknya
penataan arsip ditata lebih baik dan di koordinasikan secara lebih teratur.
Sebaiknya rak arsip diganti dengan roll-opaet dan ruangan penyimpanan arsip
dibuat lebih kedap terhadap cahaya matahari sehingga dapat mengantisipasi
kerusakan biologis pada arsip.
Selain
itu Arsiparis (orang yang bertugas untuk mengelola arsip) harus memiliki
kriteria, antara lain:
harus cakap dan
cerdas, harus memahami
dan mengerti tentang manajemen perkantoran, harus teliti
dan ulet,
harus sabar, harus memilki kepribadian
dan sopan,
harus memiliki
pendidikan minimal sekolah menengah.
Lampiran
Dokumentasi observasi Kantor Arsip,Perpustakaan,dan
Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo
Tidak ada komentar:
Posting Komentar